Zarządca a zarząd wspólnoty — kto naprawdę rządzi Twoim blokiem i kto za co odpowiada

Na zebraniu wspólnoty pada pytanie o cieknącą rynnę. „To do zarządcy" — mówi jeden sąsiad. „Zarząd powinien był dopilnować" — mówi drugi. Obaj mają trochę racji i o to właśnie chodzi w tym tekście: zarząd i zarządca to dwie różne instytucje o różnych rolach, a ich mylenie kosztuje wspólnoty realne pieniądze — od przepłaconych umów po lata bezkarnego dryfu, w którym „wszyscy myśleli, że ktoś inny". Pisaliśmy już ABC wspólnoty mieszkaniowej; dziś schodzimy o poziom głębiej, bo dla kupującego mieszkanie układ zarządczy budynku to jeden z najlepszych predyktorów tego, jak będzie mu się mieszkało — i ile będzie dopłacał.

Jedno rozróżnienie na start, bo poniżej będzie wracać: ustawa o własności lokali zna zarząd właścicielski (wybrani uchwałą właściciele lub osoby spoza wspólnoty — organ, jak zarząd w spółce) oraz zarząd powierzony (art. 18 — w akcie notarialnym powierza się zarządzanie konkretnej osobie/firmie). Obok tego funkcjonuje potoczny „zarządca", czyli firma administrująca wynajęta NA UMOWĘ przez zarząd. Trzy byty, dwa słowa — stąd całe zamieszanie.

Zarząd wspólnoty — organ, który DECYDUJE

W budynku, gdzie lokali wyodrębnionych jest więcej niż trzy, wspólnota ma obowiązek wybrać zarząd (jedno- lub kilkuosobowy; mogą to być właściciele, ale nie muszą). Zarząd:

• kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz — podpisuje umowy (z zarządcą, dostawcami mediów, wykonawcami), występuje do sądu i przed urzędami;
• samodzielnie prowadzi czynności zwykłego zarządu — bieżące naprawy, przeglądy, drobne zlecenia;
• potrzebuje uchwały właścicieli do czynności przekraczających zwykły zarząd: remont dachu, zaciągnięcie kredytu, zgoda na adaptację strychu, zmiana przeznaczenia części wspólnej, ustalenie wysokości zaliczek;
• zwołuje zebrania (obowiązkowo roczne do końca I kwartału), przygotowuje plan gospodarczy i rozliczenia, zbiera głosy pod uchwałami (także w trybie indywidualnego zbierania podpisów).

Za swoją pracę członkowie zarządu mogą (nie muszą) pobierać wynagrodzenie ustalone uchwałą. I rzecz, o której mało kto myśli, dopóki nie jest w zarządzie: członek zarządu odpowiada wobec wspólnoty za szkody z nienależytego prowadzenia spraw — to funkcja z realną odpowiedzialnością, nie honorowy tytuł dla sąsiada z parteru.

Zarządca (administrator) — firma, która WYKONUJE

Zarządca to przedsiębiorca (osoba lub firma) prowadzący działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami, z obowiązkowym ubezpieczeniem OC. Wspólnota — a ściślej: jej zarząd — wynajmuje go umową o zarządzanie/administrowanie. Typowy zakres: prowadzenie księgowości i rozliczeń zaliczek, obsługa techniczna (przeglądy okresowe budynku — roczne, pięcioletnie, kominiarskie, gazowe), organizacja napraw i sprzątania, windykacja, obsługa zebrań, doradztwo. Cennik rynkowy w regionie: zwykle 0,5–1,2 zł/m² miesięcznie za administrowanie „biurowe" i więcej przy szerokim pakiecie technicznym.

Najważniejsze zdanie tego rozdziału: zarządca działa w granicach umowy i uchwał — nie ma własnej władzy. „Zarządca nie zgadza się na remont" to zdanie bez sensu prawnego: zgadzają się (lub nie) właściciele uchwałą, a zarządca ma ją wykonać. Jeśli w Twoim budynku administrator faktycznie rządzi — to znaczy, że zarząd abdykował, a właściciele podpisują, co im podsunięto. Bywa wygodnie. Do czasu.

Zarząd powierzony — trzeci układ, o którym dowiadujesz się z aktu

Na wielu nowych osiedlach deweloper w pierwszych aktach notarialnych powierza zarząd (art. 18 u.w.l.) wskazanej firmie — często powiązanej z samym deweloperem. Skutek: nie ma klasycznego zarządu właścicielskiego, a powierzony zarządca łączy obie role — i decyzyjną, i wykonawczą. Sam układ bywa sprawny w pierwszych latach (jedna firma zna budynek od budowy), ale ma wbudowany konflikt interesów, np. przy egzekwowaniu usterek od dewelopera, które wychodzą po odbiorach.

Dobra wiadomość: właściciele mogą to zmienić — uchwałą zaprotokołowaną przez notariusza wspólnota może zmienić powierzony sposób zarządu, wybrać własny zarząd i dopiero wtedy, na warunkach rynkowych, zatrudnić (tego samego lub innego) administratora. Kupując mieszkanie od dewelopera, przeczytaj w akcie rozdział o zarządzie — będziesz wiedział, w jakim ustroju zaczynasz.

Mała wspólnota — do trzech lokali rządzi kodeks

W budynkach z maksymalnie trzema lokalami wyodrębnionymi nie stosuje się przepisów o zarządzie z u.w.l. — obowiązują zasady współwłasności z kodeksu cywilnego: czynności zwykłego zarządu wymagają zgody większości udziałów, przekraczające — jednomyślności (albo sądu). W praktyce sudeckich kamieniczek na 2–3 rodziny oznacza to: każdy poważny remont wymaga zgody wszystkich. Dopóki sąsiedzi żyją w zgodzie — działa; po pierwszym konflikcie dach potrafi czekać latami, a wartość wszystkich lokali spada solidarnie. Kupując mieszkanie w takim mikroukładzie, badasz nie „wspólnotę", tylko konkretnych współwłaścicieli — ich sytuację, plany, wypłacalność. Przy zniesieniu współwłasności i sporach ta wiedza jest bezcenna.

Studium przypadku 1: kamienica w Wałbrzychu, czyli dryf we mgle

Siedem lokali, zarząd „istnieje na papierze" od 2014 r., administrator za 0,6 zł/m² robi minimum: księguje i zleca przeglądy. Fundusz remontowy: 12 tys. zł po dekadzie zbierania. Nowa właścicielka mieszkania na poddaszu zgłasza przeciekający dach — i odbija się od ping-ponga: administrator „czeka na decyzję zarządu", zarząd nie istnieje realnie, zebrania nikt nie zwołuje. Rozwiązanie zajęło rok: wniosek grupy właścicieli o zebranie, wybór nowego, żywego zarządu, uchwała o podniesieniu zaliczki remontowej, kredyt wspólnoty na dach z premią termomodernizacyjną. Sam remont — 3 miesiące. Morał: to nie administrator był problemem; problemem była pustka tam, gdzie powinien być organ decyzyjny. Wspólnota bez działającego zarządu to statek bez sternika — z opłaconym mechanikiem na pokładzie.

Studium przypadku 2: osiedle pod Jelenią Górą wymienia zarządcę powierzonego

36 lokali, zarząd powierzony w aktach firmie powiązanej z deweloperem, stawka 1,4 zł/m² plus zlecenia „po kosztach", które po trzech latach przestały być po kosztach. Iskra: lista usterek elewacji, której powierzony zarządca nie egzekwował od dewelopera zbyt energicznie. Grupa właścicieli policzyła głosy, zaprosiła notariusza na zebranie, przegłosowała zmianę sposobu zarządu (uchwała protokołowana), wybrała trzyosobowy zarząd właścicielski i rozpisała zapytania do czterech administratorów. Nowa umowa: 0,95 zł/m², jasny katalog usług, kwartalne raporty. Roszczenia z rękojmi wobec dewelopera poprowadził już prawnik wynajęty przez wspólnotę. Koszt operacji: kilkaset złotych notariusza i sporo sąsiedzkiej dyplomacji; oszczędność: kilkanaście tysięcy rocznie plus wyegzekwowana elewacja. Kupujący, którzy czytają uchwały przed zakupem, takie osiedle rozpoznają po dokumentach — i słusznie płacą za nie chętniej.

Checklist kupującego: prześwietl układ zarządczy w 20 minut

1. Kto jest kim: nazwisko/skład zarządu, nazwa administratora, forma (właścicielski? powierzony?). Sprzedający lub zarządca ma to podać od ręki.
2. Uchwały z 2–3 lat: co uchwalono, co odrzucono, jaka frekwencja. Wspólnota, która co roku coś remontuje — zdrowa; taka, która od lat „nie może się zebrać" — czerwona lampka.
3. Plan gospodarczy i zaliczki: ile na eksploatację, ile na fundusz remontowy (w starym zasobie realne minimum to zwykle 2–4 zł/m²), czy są dopłaty jednorazowe w historii.
4. Stan funduszu i zadłużenie: saldo funduszu, kredyty wspólnoty, zaległości właścicieli (odsetek dłużników powyżej kilkunastu procent to problem strukturalny).
5. Protokoły przeglądów: roczny i pięcioletni budynku, kominiarski, gazowy — ich brak to nie formalność, to odpowiedzialność, która może spaść na wspólnotę (czyli na Ciebie).
6. Zaświadczenie o braku zaległości zbywanego lokalu na dzień transakcji — standard, obok kompletu dokumentów sprzedażowych.

Najczęstsze pytania